تسعى مقاطعة مونتغمري لتعزيز كفاءة أداء الإدارات الحكومية فيها من خلال تجنب ازدواجية المهام أو تكرارها وتوفير الوقت لاستخدامه في تأدية مهام أكثر أهمية كتطوير اجراءات العمل وخدمة المتعاملين. ولتحقيق هذه الغاية، تعاونت إدارة المالية في مقاطعة مونتغمري مع شركة "UiPath" لتصميم منصة التشغيل الروبوتي التي تعمل ضمن بيئة افتراضية بالكامل وتوظف الأنظمة الحالية للحد من ازدواجية مهام موظفي الإدارة.
تمثل منصة التشغيل الروبوتي التي تم إطلاقها عام 2018 وسيلةً قليلة التكاليف لتأدية المهام الروتينية مما يمنح الموظفين وقتًا أكبر للتركيز على اهتمامات أخرى كالتطور المهني ويرفع من معنوياتهم ويحفزهم. ولا تقتصر فوائد هذه المنصة على ذلك فحسب؛ بل إنها تحافظ على أمن البيانات الحكومية الحساسة وتحميها من الاختراقات السيبرانية نظرًا لحاجة الروبوتات لعدد قليل من البيانات. من جهة أخرى، تسهم الروبوتات في تقليل التهديدات الداخلية أيضًا فعلى عكس الموظفين، لا يساورها الفضول لاكتشاف ما هو خارج نطاق عملها.
بادرت مقاطعة مونتغمري بشراء ثلاث رخص لتمويل إدارتها، وبدأ موظفو قسم المالية بتدريب هذه الروبوتات على خطوات إدخال البيانات ليثمر ذلك عن تحقيق وفورات في التكاليف والوقت على حد سواء. يمكن للتشغيل الروبوتي إنجاز المهام المتكررة دون أخطاء وبوقت وجيز مقارنةً بالوقت الذي يمضيه الموظف لإتمامها. وفي بعض الأحيان، تستخدم الخوارزميات لتوجيه هذه الروبوتات وفي أحيان أخرى تتدرب الروبوتات باستخدام تقنيات الذكاء الاصطناعي.
ونظرًا لوجود الروبوتات في بيئة افتراضية يسجل الموظفون الدخول إليها، فإنها تشغل حيزًا أصغر في الأجهزة التي يستخدمونها وتحقق عائدًا بنسبة 30 بالمئة على الاستثمار في روبوت أتمتة العمليات. وتتدرب الروبوتات على تأدية الكثير من المهام المتكررة كتصنيف ملفات الضرائب المستردة وتحديث السجلات وغيرها.
لنأخذ مهمة معالجة الفواتير على سبيل المثال، حيث يقوم الروبوت الآلي أولًا باستلام رسالة إلكترونية بالفاتورة. ومن ثم يطرح السؤال التالي: هل هذه البيانات مكتملة ام لا؟ وفي حال الإجابة بلا، يتم إرسال رد والمطالبة بالبيانات المفقودة. أما إذا كانت الإجابة نعم، فيتم مسح الملف المرفق ضوئياً والتأكد مما إذا كان المصدر موثوق أم لا. إذا كان المصدر موثوق يتم إصدار المهمة وإرسالها للموظف المسؤول، وفي حال كان المصدر غير موثوق يقوم الروبوت بطلب مساعدة.
يمكن للروبوتات التي تعمل على مدار الساعة تطبيق هذه الخطوات ذاتها على جميع الفواتير قبل أن يصل أي من الموظفين إلى المكتب. ومن ضمن المزايا الإضافية لاستخدام الروبوت في معالجة الفواتير التخلص من المعاملات المتكدسة ووتقليل الوقت اللازم لإتمام الإجراءات وتوفير بيانات أكثر دقة.
بادر موظفو إدارة المالية باستخدام المنصة في مجالات إدخال البيانات الآلي مما أدى إلى توفير الوقت والتكاليف. ونتيجة لذلك، حققت المقاطعة عوائد وفوائد جمّة من استثمارها في منصة التشغيل الروبوتي لأتمتة العمليات ومنها إنهاء معاملة بطاقة الائتمان التي عادةً ما تستغرق 20 دقيقة خلال 3 دقائق فقط، بما يعادل توفير 75 ساعة سنويًا. كما نجحت المنصة في إتمام تحديث السجلات الذي غالبًا ما يستغرق 1000 ساعة خلال 40 ساعة فقط، بما يعادل توفير 960 ساعة إنتاجية على الموظفين. علاوة على ذلك، فقد انخفضت مدة إجراءات نظام الإجازات والرواتب من 8 ساعات إلى 20 دقيقة فقط بما يعادل توفير يوم عمل كامل. وبعد أن كانت معاملات استرداد الضريبة العقارية السنوية تستغرق حوالي دقيقتين لكل منها، أصبح بالإمكان إنجاز من 12,000 إلى 15,000 معاملة سنوية بما يعادل معاملة واحدة كل 10 ثوانٍ أي بتوفير حوالي 350 ساعة عمل على الأقل.
