حرصًا على الارتقاء بالكفاءة التشغيلية والفاعلية والمساءلة على جميع المستويات، أصدر مكتب الإدارة والميزانية توجيهات تحث جميع الهيئات الفدرالية الأمريكية على وضع خطة إصلاحية شاملة. وفي ضوء هذه التوجيهات، أطلقت إدارة الصحة والخدمات البشرية خطة "Reimagine HHS" للتحول والتي تمتد على مدار عدة سنوات. تضمنت هذه الخطة ست استراتيجيات رئيسية كفيلة بتحقيق التحوّل على مستوى الهيئة ككل، ومن بين هذه الاستراتيجيات مسألة تنظيم العمليات وجعلها متّسقة ومتناغمة فيما بينها.
خلال مرحلة التشخيص، توصلت المبادرة إلى أن عمليات وسياسات المشتريات تتسم بدرجة عالية من التعقيد وعدم الاتساق والتناقض عبر مختلف أقسام الإدارة. وكان هذا آخر ما تريده الإدارة لا سيّما وأن التقنيات المتهالكة والقديمة تؤدي إلى مضاعفة الجهود وتقليل مستوى الشفافية. من جهة أخرى، أسفر تدني الكفاءة عن الإفراط في الإنفاق على المنتجات والخدمات وتراجع أداء المشتريات إلى ما دون المستوى المطلوب على مستوى الإدارة بأكملها. وبالرغم من أن إنفاق إدارة الصحة والخدمات البشرية يصل إلى حوالي 24 مليار دولار أمريكي سنويًا؛ إلا أنها وجدت تباينًا في الأسعار بنسبة 300% للمنتجات نفسها التي اشترتها وفقًا لشروط وأحكام مماثلة.
وفي محاولة منها للتعامل مع تدني الكفاءة في عمليات المشتريات، تعاونت إدارة الصحة والخدمات البشرية الأمريكية مع مكتب الإدارة والميزانية ورؤساء أنشطة التعاقد وشركة آي بي إم IBM لإطلاق مبادرة "BUYSMARTER" التابعة لخطة "Reimagine HHS". وتعتمد هذه المبادرة التي أطلقت عام 2018 بتمويل قيمته 7 مليون دولار أمريكي على تقنيات الذكاء الاصطناعي لتحليل أنظمة الجهة بناءً على بيانات الإنفاق الحالي في الإدارة. ومن المتوقع أن يترتب على توحيد آليات التعاقد والاحتياجات المشتركة ضمن إدارة الصحة والخدمات البشرية الأمريكية لوحدها وفورات بقيمة 720 مليون دولار أمريكي سنويًا.
جمعت إدارة الصحة والخدمات البشرية أكثر من 150 مسؤول في الإدارة خلال شهر مايو من عام 2017 لإعداد خطة "Reimagine HHS" المنفذة على مدار عدة سنوات. وهدفت هذه الاجتماعات التي استمرت لمدة أسبوعين إلى تحسين مواضع الكفاءة المتدنية في إبرام العقود وعمليات المشتريات. وبهدف إثبات جدوى هذه الفكرة، تمت مراجعة البيانات وإعادة هيكلتها وتحليلها وإعداد التقارير الخاصة بها على مستوى إدارة الصحة والخدمات البشرية وذلك ضمن 10 فئات من المنتجات. استخدم العاملون على المشروع نظام "واتسون" من شركة "آي بي إم"، وهو عبارة عن نظام يعتمد على الذكاء الاصطناعي في مجال الأعمال، بالإضافة إلى نظام المشتريات المعتمد على تقنية البلوك تشين (Accelerate) والذي طورته إدارة الصحة والخدمات البشرية لغايات تحليل بيانات التعاقد على مدار 18 شهرًا. وتمت مراجعة أكثر من 97,400 عقد وأكثر من مليون صفحة لاستخلاص رؤى فعلية حول الأسعار.
وهكذا، أطلقت مبادرة "BUYSMARTER" لتكون بمثابة حلٍ مبتكر يعتمد على مجموعة من التقنيات والعمليات المبتكرة التي من شأنها تنظيم عمليات المشتريات الحكومية ضمن إدارة الصحة والخدمات البشرية. ومن هذه التقنيات تطوير لمحة عامة حول الإنفاق العام بما فيها فئات المنتجات الأكثر طلبًا والفجوات الكامنة بين المزودين. كما تضمنت المبادرة وضع فرضيات الوفورات المبدئية واحتساب معدلات الكفاءة في جميع الهيئات التابعة لإدارة الصحة والخدمات البشرية ومقارنتها مع المعايير المرجعية الداخلية. وبهدف فهم التجزئة الحالية للعمليات الشرائية ومواضع غياب الكفاءة في بعض عمليات المشتريات، قام فريق عمل المبادرة بإجراء تحليل شامل لحالة الأعمال في الوضع الراهن.
وقد انطوت المبادرة على نقل جميع بيانات التعاقد في إدارة الصحة والخدمات البشرية إلى قاعدة بيانات واحدة أطلق عليها اسم مركز دعم البرنامج، ومن ثم خضعت هذه البيانات إلى إعادة هيكلتها بطريقة منطقية وفقًا للتعليمات الفدرالية الخاصة بإدارة الفئات. كما تم استبدال ما بين 36 و48 نظام لتشكيل نموذج تشغيل موحد ضمن هيئة الشراء الجماعي. وأخيرًا، وظفت المبادرة تقنيات الذكاء الاصطناعي والتشغيل الآلي للعمليات والتحليلات التنبؤية ومعالجة اللغات الطبيعية لتحويل العقود إلى مصدر حيوي للبيانات بهدف "تعليم" الأداة كيفية إعادة هيكلة البيانات لتصبح أكثر تفصيلاً من ناحية منطقية. إضافةً إلى تطوير فئات شاملة لمنتجات أو خدمات معينة وتحديد أسعارها.
أجرت إدارة الصحة والخدمات البشرية دراسة طلبت فيها من المعهد الوطني للصحة التابع لها تطوير برنامج خاص بأنظمة معلومات التوزيع والمشتريات بحيث يتولى مسؤولية شراء البرامج وتقديمها لموظفي كل من المعهد الوطني للصحة وإدارة الصحة والخدمات البشرية بأسعار مخفضة. وكان هذا النظام من أوائل المنفذين لفكرة الشراء المباشر من المزودين حيث تم شراء 19 نوع من البرمجيات التي سبق وأن اشترتها الإدارة في السابق ليثمر عن توفير 40 مليون دولار أمريكي وتحقيق وفورات بنسبة 60% تقريبًا بحسب أسعار إدارة الخدمات الحكومية الأمريكية.
ولولا القوة الشرائية لإدارة الصحة والخدمات البشرية بكاملها وعمليات المشتريات المبتكرة، لاضطرت الإدارة إلى دفع سعر أكثر بنسبة 250% مقابل نظام التحليلات الإحصائية و50 إلى 100% مقابل برنامج "Adobe" و100% مقابل النظام الإحصائي "SPSS" من شركة آي بي إم. وتهدف خطط إدارة الصحة والخدمات البشرية المستقبلية إلى دمج عمليات التشغيل الآلي بتقنية البلوك تشين والاستفادة من سوق التقنيات التجاري للانتقال نحو منصة سحابية واستخدام بطاقة الشراء (p-card). أما في عام 2020، تخطط الإدارة لاستخدام عمليات المشتريات المبتكرة هذه في الإنفاق مقابل المستلزمات الطبية والمخبرية وتراخيص البرامج والخدمات المهنية. اعتمدت إدارة الصحة والخدمات البشرية نماذج عقود مدتها 18 شهرًا خلال السنة المالية 2016-2017. وقد تضمنت هذه النماذج منتجات وخدمات مختلفة مثل منصة " VMware vSphere" التي بلغ سعرها الأعلى 1,028.00 وسعرها الأقل 571.00 بفارق 80%. كما تم تحقيق فرق بنسبة 102% عند شراء صندوق ورق الطباعة بسعر 27.00 دولار مقارنة بالسعر السابق الذي يبلغ 59.41 دولار. ومن المنتجات الأخرى جهاز مزيل الرجفان الخارجي الآلي الذي وصل سعر شراءه الأعلى إلى 2,627.00 دولار ولم يتجاوز سعر الشراء الأقل مبلغ 946.00 دولار بفرق يصل إلى 178%. كما انخفضت أسعار خدمات الممرضين المسجلين من 96.20 دولار إلى 42.00 دولار بفارق 129%. وتم الحصول على سعر أقل لبرنامج أدوب كونكت (500 مقعد) مقابل 4,309.00 دولار بعد أن كان سعره 18,149.00 دولار بفارق 322%.
