مبادرة لتطوير النماذج الحكومية في الولايات المتحدة

تُشير التقديرات إلى أن الأمريكيين يقضون في العام الواحد ما يقرب من 10 مليارات ساعة في تعبئة النماذج الحكومية مما يجعلها تجربة مرهقة ومُملة قد تحول دون حصول الأفراد على بعض الخدمات الأساسية.
تُشير التقديرات إلى أن الأمريكيين يقضون في العام الواحد ما يقرب من 10 مليارات ساعة في تعبئة النماذج الحكومية مما يجعلها تجربة مرهقة ومُملة قد تحول دون حصول الأفراد على بعض الخدمات الأساسية.

شارك هذا المحتوى

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email
Share on whatsapp

تُشير التقديرات إلى أن الأمريكيين يقضون في العام الواحد ما يقرب من 10 مليارات ساعة في تعبئة النماذج الحكومية مما يجعلها تجربة مرهقة ومُملة قد تحول دون حصول الأفراد على بعض الخدمات الأساسية. وهكذا، تحوّل النموذج من وسيلة للحصول على الخدمة إلى عقبة تمنع الحصول عليها في بعض الأحيان.

إدراكًا منه لهذا التحدي والفرص الكامنة في النماذج بشكل عام، بادر فريق The Lab@DC وهو فريق علمي تابع لإدارة عمدة مقاطعة كولومبيا موريل باوسر بإطلاق مبادرة وورشة عمل Form-a-Palooza في عام 2017. وهذه المبادرة هي عبارة عن حدث يُقام ليوم واحد يُطلب فيه من أفراد المجتمع تحديد النماذج الأكثر صعوبة والأكثر استخدامًا ويدعوهم لإعادة تصميم هذه النماذج بالتعاون مع مسؤولين حكوميين وخبراء في اللغة البسيطة. إذا ما رجعنا للمنهج التقليدي نجد بأن الأفراد لا يتدخلون بتصميم النماذج؛ وهذا ما يدفعهم لتصنيف العديد من النماذج على أنها صعبة ومربكة وتستغرق وقتًا طويلًا مما يجعل من هذه الوثائق القديمة مثالًا على التحيّز في التصميم.

يمكن وصف مبادرة Form-a-Palooza على أنها جلسة للتفكير الجماعي لا تخرج بمجموعة من الأفكار الواضحة حول كيفية تبسيط النماذج شائعة الاستخدام فحسب؛ وإنما تضع أفراد المجتمع في صميم العملية بحيث يتسنّى لهم الإدلاء برأيهم وأفكارهم بصفتهم الجهات لأنهم من سيستخدمها في نهاية المطاف. وبالتشارك مع جهات في المقاطعة، تعمل المبادرة على تصحيح المناهج القائمة التي تؤدي إلى حالة من عدم المساواة غير المقصودة.

تُجسد مبادرة Form-a-Palooza أرضية خصبة لإعادة التفكير بالنماذج ومساعدة المبتكرين في مجلس المدينة. كما تُنظَّم هذه المبادرة عبر جزأين مترابطين، الأول يبدأ مع حضور المشاركين للندوات والمساهمة بآرائهم وأفكارهم الملهمة بما في ذلك الجلسات التي تُقام بإدارة الأكاديميين وقادة المدينة الذين يقدمون نصائح ومعلومات مفيدة حول كيفية كتابة النماذج بحيث تكون بسيطة وسهلة الفهم. أما الجزء الثاني فيحصل أثناء الجلسات، حيث يحضر المشاركون ورش عمل تركز على واحد من النماذج المختارة لانتقاد النموذج وتحليله وتقديم أفكار لتحسينه وجعله أكثر بساطة. 

وقبل انعقاد الحدث، يجمع فريق Lab@DC النماذج التي يرشحها أفراد المجتمع وموظفي المدينة لاعتقادهم بأنها بحاجة لتحسين. ومن ثم يعمل الفريق مع الجهات المعنية للتأكد من موافقتها على إحداث تغييرات وإصلاحات على النماذج المستخدمة فيها، كما تُرسل دعوات لرؤساء الجهات المختلفة للمشاركة في ورشة العمل مع أفراد المجتمع. 

بعد انتهاء جلسات Form-a-Palooza، يباشر فريق Lab@DC بالعمل مع الجهات المعنية والمحامين لاستعراض اقتراحات الأفراد وفرزها وتحديد ما يمكن تنفيذه منها على المستوى الإداري والقانوني. ومن ثم تبدأ عملية تنقيح تصميم النماذج ومحتواها واختبار النسخ الجديدة مع المتعاملين للحصول على آراء ومقترحات مفيدة لتستفيد منها التجربة التالية.

فور الانتهاء من إعداد النماذج الجديدة، يحتفل فريق Lab@DC بالنماذج الجديدة عبر إقامة معرض في مبنى بلدية المدينة. ويتلقى المشاركون في الحدث دعوات لحضور المعرض ورؤية نتائج إسهاماتهم على أرض الواقع بحيث يمكنهم الاطلاع على النماذج القديمة والمعدلة التي تعرض بأحجام كبيرة وتُعلق على الجدران إلى جانب بعضها لأغراض المقارنة.   

لاقت تجربة Form-a-Palooza في العاصمة نجاحًا كبيرًا دفع العديد من المدن الأمريكية إلى نسخ الفكرة وتعديلها بما يتناسب مع ظروفها الخاصة. حيث انعقد في أبريل 2019 حدث مماثل في مدينة دورهام بولاية نيويورك أطلق عليه اسم “(Re)Form” وعقدت فيلادلفيا حدثًا آخر لإعادة تصميم النماذج في مايو 2019. ومن جهتها، تُخطط مدينة أوستن في ولاية تكساس لإقامة نسختها الخاصة من المبادرة كجزء من خطة تعاون واسعة مع تحالف أوستن الرقمي الهادف لرقمنة خدمات المدينة الورقية. وفي الإطار ذاته، استوحت مدينة أنكوراج بولاية ألاسكا فكرة إعادة تصميم النماذج وطبقتها في مجال الخطابات ورسائل والبريد الإلكتروني الحكومية. فقد نظمت المدينة أكثر من فعالية بعنوان “Letter-Palooza” بهدف مساعدة الجهات المعنية في إضفاء المزيد من الوضوح وسهولة الفهم على مراسلاتها مع أفراد المجتمع. 

لا بدّ من الإشارة هنا إلى أن تغيير النماذج الحكومية ليس بالأمر السهل دائمًا فحتى أبسط التغييرات في النماذج قد يكون لها تأثيرات مضاعفة. وقد تؤثر التغييرات أيضًا على الطريقة التي تتبعها المدينة لتخزين البيانات عبر أنظمتها المحوسبة المختلفة وأيضًا على الكادر الوظيفي المعني بإدارة كل ذلك.  

ما نريد تأكيده هنا هو أن النموذج الحكومي السيء ليس مجرد نموذج معقد يأخذ وقتًا لتعبئته؛ بل هو جزء بسيط من تحديات بيروقراطية ضخمة قد لا تتضح للعيان. وهذا السبب الذي يجعل النماذج الحكومية نقطة انطلاق جيدة لبدء عمليات الابتكار والإصلاح. ولا بد لنا من الإشارة إلى أن بعض النماذج تكون معقدة لأنها ناتجة عن عمليات معقدة ومتداخلة في بادئ الأمر. قد يكون مستوى مناقشة العمليات الخلفية الحكومية موضوعًا متشعبًا، إلا أن مبادرات على غرار Form-a-Palooza تمثل نقطة ضغط جيدة لتوسيع نطاق الحوار والنقاش بهذا الصدد. وفي الواقع، قادت العديد من عمليات إعادة تصميم النماذج الحكومية خلال هذه الفعاليات إلى محادثات أعمق ليس فقط فيما يتعلق بالمعاملات الورقية وإنما أيضًا فيما يتعلق بالعمليات القائمة وكيفية تبسيطها.   

منذ بدء المشروع، أُعيد تصميم 37 نموذجًا بما في ذلك حزم التسجيل في المدارس وطلبات ترخيص السيارات ورخص الأعمال الأساسية. ويواصل الفريق العمل مع جهات المقاطعة لتشجيعها على إعادة تصميم نماذجها بحيث تصبح أكثر سهولة بالنسبة لأفراد المجتمع. وينصب تركيز الفريق خلال الفترة ما بين عام 2019 و2020 على تطبيق التصميم المتمحور حول المستخدم على برامج المقاطعة التي تدعم مالكي المنازل الحاليين والمحتملين في العاصمة.   

المصادر:

http://thelabprojects.dc.gov/formapalooza

https://medium.com/@BloombergCities/how-form-a-palooza-is-helping-washington-d-c-simplify-city-government-forms-dfa6e35f8347

اشترك في القائمة البريدية

اشترك في القائمة البريدية لتكون أول من يعلم بموعد إطلاق المنصة الجديدة المتكاملة للابتكار في منطقة الشرق الأوسط

مقالات ذات صلة